Kim chỉ nam

1. Bỏ qua mọi phân tâm, sao nhãng, bao gồm con người, sự kiện…

Để đạt được hiệu suất làm việc cao, chúng ta cần giảm thiểu các yếu tố phân tâm như thiết bị điện tử, mạng xã hội, và đôi khi cả những mối quan hệ không hỗ trợ mục tiêu của mình. Loại bỏ những yếu tố làm gián đoạn giúp ta tập trung vào những điều quan trọng.

Ví dụ: Khi đang làm việc, Bill Gates thường dành toàn bộ thời gian cho công việc và hạn chế tham gia các hoạt động xã hội không cần thiết. Ông thậm chí còn đi nghỉ một mình trong “Tuần suy ngẫm” (Think Week) để suy nghĩ về các chiến lược mới mà không bị sao nhãng.

2. Bắt đầu từ những việc đơn giản, dễ làm trước

Việc bắt đầu từ những việc nhỏ giúp tạo động lực và làm giảm sự trì hoãn. Khi hoàn thành những việc đơn giản, dễ làm, ta sẽ thấy tự tin hơn để giải quyết những nhiệm vụ phức tạp hơn.

Ví dụ: Nếu bạn muốn viết một cuốn sách, hãy bắt đầu bằng cách viết một đoạn nhỏ mỗi ngày thay vì cố gắng viết một chương ngay lập tức. Chỉ cần dành ra 10-15 phút viết mỗi ngày sẽ tạo đà để hoàn thành mục tiêu lớn.

3. Làm việc chăm chỉ, cật lực nhưng phải có thời gian giới hạn

Nguyên tắc này khuyến khích sự cân bằng. Làm việc chăm chỉ là cần thiết, nhưng cần đặt ra giới hạn để tránh kiệt sức. Phương pháp Pomodoro (làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút) là một cách hiệu quả để giới hạn thời gian làm việc trong từng chu kỳ.

Ví dụ: Elon Musk thường chia thời gian làm việc thành các khối 5 phút để tập trung giải quyết từng nhiệm vụ cụ thể mà không bị lãng phí thời gian. Chu kỳ này cho phép ông làm việc hiệu quả mà vẫn đảm bảo sức khỏe.

4. Học hỏi mọi kỹ năng để trở nên dễ dàng và đơn giản hơn

Học các kỹ năng mới và cải thiện kỹ năng hiện có giúp công việc trở nên dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.

Ví dụ: Warren Buffett dành thời gian đọc sách hàng ngày để liên tục nâng cao kỹ năng phân tích thị trường. Nhờ đó, ông có thể đưa ra các quyết định đầu tư tốt hơn mà không tốn nhiều thời gian phân tích từng thương vụ.

5. Luôn có kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

Lập kế hoạch theo tuần, tháng, năm giúp xác định rõ các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Kế hoạch này là kim chỉ nam để hành động có định hướng, tránh lãng phí thời gian.

Ví dụ: Oprah Winfrey luôn có một kế hoạch chi tiết về những gì cô muốn đạt được trong từng giai đoạn. Các kế hoạch này giúp cô phát triển từ một người dẫn chương trình truyền hình đến một nhà sản xuất và doanh nhân thành công.

6. Sống có mục tiêu và ưu tiên

Việc xác định mục tiêu rõ ràng và đặt ra các ưu tiên giúp tập trung vào những điều có giá trị nhất, tránh việc làm việc không có đích đến.

Ví dụ: Khi xây dựng Apple, Steve Jobs luôn có một tầm nhìn rõ ràng về việc tạo ra các sản phẩm đột phá. Điều này giúp ông ưu tiên các dự án có khả năng mang lại giá trị cao nhất cho công ty, như iPhone và iPad.

7. Phân biệt giữa việc quan trọng và không quan trọng

Kỹ năng phân biệt việc quan trọng giúp bạn tối ưu hóa thời gian và tránh lãng phí nguồn lực vào những việc không mang lại kết quả.

Ví dụ: Trong công việc, Mark Zuckerberg thường chỉ tham gia các cuộc họp khi có những vấn đề quan trọng liên quan đến sự phát triển của công ty. Những việc không mang lại kết quả rõ ràng được ông ủy quyền cho người khác.

8. Học cách nói “không”

Để duy trì sự tập trung và tránh bị lôi kéo vào những việc không cần thiết, học cách nói “không” là điều quan trọng.

Ví dụ: Warren Buffett từng nói: “Sự khác biệt giữa người thành công và người cực kỳ thành công là người cực kỳ thành công nói ‘không’ với hầu hết mọi thứ.” Ông từ chối những dự án không liên quan đến mục tiêu đầu tư của mình để dành thời gian cho các cơ hội có giá trị hơn.

9. Làm ra làm, chơi ra chơi

Nguyên tắc này giúp phân biệt rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi, từ đó giảm căng thẳng và tăng hiệu quả công việc.

Ví dụ: Jeff Bezos, CEO Amazon, có nguyên tắc không bao giờ để công việc làm ảnh hưởng đến thời gian dành cho gia đình vào cuối tuần, giúp ông duy trì được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

10. Đánh giá bản thân mỗi ngày về điểm mạnh và yếu

Đánh giá bản thân giúp xác định những điểm cần cải thiện và duy trì sự phát triển cá nhân. Viết nhật ký là một cách tuyệt vời để ghi lại quá trình này.

Ví dụ: Benjamin Franklin là một trong những người nổi tiếng nhất trong việc tự đánh giá. Ông có một danh sách các đức tính mà mình muốn phát triển và mỗi ngày tự kiểm tra xem mình đã tuân theo bao nhiêu đức tính trong số đó.

11. Cẩn thận với điện thoại, mạng xã hội và yếu tố gây phân tâm

Mạng xã hội và các ứng dụng dễ khiến ta mất tập trung và giảm năng suất. Kiểm soát những yếu tố này là cách để tối đa hóa hiệu quả công việc.

Ví dụ: Các CEO như Tim Cook giới hạn việc sử dụng mạng xã hội và thiết bị điện tử khi làm việc để tránh bị phân tâm, giúp ông tập trung tối đa vào các quyết định quan trọng.

12. Cẩn thận với những “kẻ đánh cắp thời gian”

Những cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu không quan trọng có thể lấy đi thời gian quý báu. Nói “không” với những việc không liên quan đến mục tiêu sẽ giúp bạn bảo vệ thời gian của mình.

Ví dụ: Khi còn điều hành Microsoft, Bill Gates luôn tập trung vào những dự án có giá trị lớn nhất và không tham gia vào những buổi gặp mặt không cần thiết để tránh lãng phí thời gian.

13. Viết mọi suy nghĩ, ý tưởng ra giấy

Ghi chép giúp bạn không bỏ sót ý tưởng và có thể sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Đây cũng là cách để lưu trữ những suy nghĩ quan trọng và dễ dàng thực hiện.

Ví dụ: Leonardo da Vinci thường mang theo một cuốn sổ để ghi lại mọi ý tưởng và quan sát của mình. Nhờ vậy, ông có thể lưu giữ những ý tưởng sáng tạo trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ hội họa đến khoa học.

14. Phân biệt việc quan trọng và không quan trọng, đặc biệt trong kinh doanh

Việc phân biệt các nhiệm vụ giúp bạn tập trung vào những việc mang lại kết quả thực sự và tăng giá trị.

Ví dụ: Jeff Bezos luôn nhấn mạnh rằng Amazon sẽ chỉ tập trung vào những yếu tố đem lại giá trị cho khách hàng, như dịch vụ khách hàng, giao hàng nhanh chóng, và chất lượng sản phẩm. Nhờ vậy, Amazon đã trở thành một trong những công ty bán lẻ hàng đầu thế giới.

Tóm lại

Những nguyên tắc trên là kim chỉ nam để quản lý thời gian và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Việc tập trung vào mục tiêu, loại bỏ những yếu tố phân tâm và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống sẽ giúp mỗi người tiến gần hơn đến thành công và hạnh phúc bền vững.